ในองค์กรใหญ่ๆ มักกำหนดสัดส่วน KPI
จากที่เคยทำระบบ KPI ให้องค์กรยักษ์ใหญ่พบว่า
หัวข้อประเมินผลงาน ของพนักงาน ถูกกำหนด สัดส่วนเปอร์เซ็นต์มาแล้ว
ซึ่งโดยมากในการแบ่งสัดส่วนนั้น ก็จะมีการแบ่งจากเงื่อนไขต่างๆดังนี้
1. แบ่งตามกลุ่มงาน หน่วยงานหลัก หน่วยงานสนับสนุน
2. แบ่งตามระดับตำแหน่งของผู้บริหารหรือพนักงาน
ซึ่งคำถามคือ การกำหนดแบบนี้
เวิร์คหรือไม่ มีข้อดีข้อเสียอย่างไร ??
----------------------------------------
ข้อดีในการจัดสัดส่วน KPI
1. ง่ายในการสร้างความเข้าใจในการประเมินผลงาน
2. ง่ายในการออกแบบใบประเมินผลงาน
3. สะดวกต่อการเก็บข้อมูลประเมินผลที่ไม่ยุ่งยาก
4. ง่ายต่อการให้เกรดผลงานของผู้บังคับบัญชา
การกำหนดสัดส่วน KPI ลักษณะดังกล่าว ข้อดีที่ชัดเจนคือความง่ายในการดำเนินการ แต่ประเด็นสำคัญคือวิธีการนี้ไม่ได้ตอบโจทย์ปัญหาความต้องการในการทำระบบประเมินผลงานในหลายๆด้าน แต่อย่างไรก็ตาม ก็สามารถชดเชยด้วย ความสะดวกและง่ายในการวางระบบโดยเฉพาะการทำใบประเมินผลงานของพนักงาน
-------------------------------------------
ข้อเสียในการจัดสัดส่วน KPI
1. KPI บางข้อของหน่วยงานซ้ำกับ KPI ขององค์กร
2. จำนวนข้อที่ถูกกำหนดมาอาจมีจำนวนมากอยู่แล้ว
3. KPI บางข้อที่เป็นงานสำคัญ อาจเหลือน้ำหนักน้อยเกินไป
4. หัวข้อประเมินที่กำหนดมาอาจไม่สะท้อนผลงานที่แท้จริง
-----------------------------------------
การใช้ KPI แบบจัดสัดส่วนให้เกิดประสิทธิภาพ
ถ้าองค์กรเลือกใช้การประเมินผลงานแบบจัดสัดส่วน KPI ก็สามารถทำให้ระบบ มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยมีแนวทางในแบบต่างๆที่สามารถประยุกต์ใช้ในการออกแบบระบบได้ ดังนี้
1. ตัดหัวข้อที่ซ้ำซ้อนขององค์กรหน่วยงานออกไป ยุบเปอร์เซ็นต์
2. ควรแสดงให้บุคลากรทราบว่าองค์กร หน่วยงานมีเป้าหมายอะไร แต่ไม่ต้องประเมินผลแยกรายหัวข้อ รวมยอดมาเลยกี่เปอร์เซ็นต์ สิ้นปีก็ยกผลงานองค์กรหน่วยงานใส่เกรดข้อนั้นได้เลย
3. ขยับสัดส่วน เปอร์เซ็นต์ได้ถ้ามีเหตุผลสมควร
4. สื่อสารให้เข้าใจว่ารูปแบบนี้คือการรับผิดชอบผลงานร่วมกัน
-----------------------------------------
การประเมินผลแบบสัดส่วน ที่อาจเข้าใจกันผิดๆ
1. การแบ่งสัดส่วนเปอร์เซ็นต์ ตามแผนกหรือตำแหน่ง แท้จริงไม่ได้ทำเพื่อให้ความเป็นธรรมในการประเมินผล เพราะต่างหน่วยงานต่างตำแหน่งงาน ค่างานไม่เหมือนกัน ลักษณะงานก็ไม่เหมือนกัน แต่บางหน่วยงานก็ใช้สัดส่วนเดียวกัน การแบ่งสัดส่วนเพื่อความง่ายในการทำระบบเป็นสำคัญ
2. พนักงานหลายคนคิดว่า KPI องค์กร ตัวเขาเองแทบไม่ได้มีผลเกี่ยวข้องกับเป้าหมายนั้นเลย ซึ่งเกิดจากการไม่สร้างความเข้าใจในการออกแบบระบบบริหารผลงานให้ดีแต่แรก เลยเกิดความไม่ใส่ใจในระบบประเมินผล เพราะคิดว่ายังไงก็ถูกบังคับหัวข้ออยู่ดี
---------------------------------
ปัญหาการกำหนดที่ไม่มีประสิทธิภาพ เกิดจาก
1. ทำแบบเอาง่ายไว้ก่อน (จริงๆไม่ผิดนะครับระบบควรง่ายในการปฏิบัติ แต่ต้องตอบโจทย์สำคัญขององค์กรด้วย)
2. ผู้รับผิดชอบขาดความรู้ความเข้าใจอย่างแท้จริง
3. ไม่เห็นความสำคัญ ทำแค่ให้มีระบบประเมินผลใช้งานได้
4. ขาดการสื่อสารสร้างความรู้ความเข้าใจให้มีประสิทธิภาพ
5. เรื่องง่ายๆ พูดให้เข้าใจยากไปเอง ใช้ศัพท์แสง เครื่องมือเยอะเกินไป
--------------------------------------
สรุปการประเมินผลแบบกำหนดสัดส่วน
ในองค์กรที่มีขนาดใหญ่ มีบุคลากรจำนวนมาก การออกแบบใบประเมินผลงานแบบกำหนดสัดส่วนดูจะเป็นทางเลือกที่เหมาะสม เพราะง่ายในการสื่อสาร ออกแบบ และ ดำเนินการใช้ระบบประเมินผล
แต่อย่างไรก็ตามจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องสร้างความรู้ความเข้าใจว่าแนวทางการกำหนดเป้าหมาย/ตัวชี้วัด และการประเมินผลงานที่ถูกต้องเป็นอย่างไร
เพราะการบริหารผลงานไม่ได้มีแต่การประเมินผลแต่เพียงเรื่องเดียว แต่ทำเพื่อช่วยทุกคนมีเป้าหมายสอดคล้องกัน และช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายขององค์กรที่กำหนดไว้มากที่สุด
------------------------
สรุปท้ายสุด สั้นๆ
องค์กรใหญ่คนเยอะๆ ควรต้องใช้การกำหนด KPI
แบบกำหนดสัดส่วน เพราะง่ายในทางปฏิบัติ
แต่ องค์กรเล็กๆ แนะนำว่า
กำหนดหัวข้อตามเหตุตามผล เน้นความสอดคล้องของเป้าหมาย ตอบโจทย์องค์กร
และสะท้อนผลงานจริงเป็นสำคัญ เพราะ
บริหารผลงาน ไม่ใช่แค่เรื่องประเมินผล
แล้วคุยกันใหม่ครับ
| 
